EL MAIL: UN LADRÓN DE TIEMPO Y QUE GENERA ESTRÉS

Por Ana Madrazo*

La gran mayoría de inventos, a pesar de tener un propósito original bueno, puesto en manos equivocadas o bajo un mal uso pueden llegar a ser un arma de doble filo. La Era tecnológica nos ha traído muchas ventajas, internet, las redes sociales, videoconferencias, el correo electrónico… La red nos permite comunicarnos o compartir información con cualquier persona del mundo al instante.

En las empresas el mail ha ahorrado mucho papel, tiempo y llamadas de teléfono, pero ha llegado un momento que su uso abusivo lo ha convertido en uno de los grandes ladrones del tiempo. En las multinacionales, no es de extrañar recibir más de 200 mails diarios de los cuales la gran mayoría sólo son a modo informativo “para que conste”, incluyendo en CC a media empresa.

Recuerdo que cuando trabajaba en un entorno multinacional cada día arrancaba el ordenador y me daban los buenos días más de 100 nuevos mensajes, cifra que se duplicaba a lo largo del día. Sentía muchas emociones, pero ninguna era precisamente de relajación y calma.  Dedicaba  a diario un tiempo para limpiar la bandeja y evitar el colapso. Un día, con un desafortunado juego de dedos sobre el teclado, los más de 200 mensajes de la bandeja de entrada se borraron definitivamente. ¿Qué creéis que pasó?  Mi intuición me decía que la mayoría eran un gran ruido, así que decidí observar qué sucedía sin intentar recuperarlos atemorizada. Pasaron los días y no pasó nada. La información importante o urgente llegó a mí de otra manera, por reuniones, llamadas o a través de los compañeros, por lo que la gran mayoría de esos mails confirmé que eran innecesarios o información duplicada.

¿Qué emociones se esconden tras el uso del mail?

Justificación y miedo:

Pregúntate: ¿Para qué pones en copia a todas esas personas? ¿Qué sentirías si no las pusieras? ¿Qué les aporta esa información para su rendimiento diario? ¿Podrías compartir esa información sin necesidad de enviar un mail? Al poner en copia a tantas personas, pretendemos en muchos casos que quede constancia de nuestro trabajo, y que pueda ser utilizado como comprobante y justificante en caso de haber un error, malentendido, o imprudencia.

Está bien para buscar culpables o eximirse de culpa, pero en organizaciones saludables donde el respeto, el compañerismo, la transparencia y la honestidad son valores fundamentales quizás no sea necesario buscar culpables sino dar pie a hablar sinceramente sin miedo a reprimendas, y en equipo buscar soluciones.

“Quedar bien”:

¿Habéis recibido alguna vez mails donde tras pedir un favor, se dan las gracias mutuamente varias veces con copia a todos? Un mail con la palabra gracias se lee rápido pero ocupa espacio, la sensación visual es de una bandeja llena, generando ruido y estrés innecesario. ¿Es pura inercia inconsciente pulsar el “responder a todos”? ¿Hay detrás una preocupación por el qué pensarán de mí los demás?

Inseguridad: “Sin toda la información me quedo atrás”:

Existe la creencia todavía asentada en muchos, que la información es poder. Y que si alguien posee información que yo no, quedaré como el alumno rezagado sin posibilidad ninguna de ser bien valorado. Por ello mejor estar en copia de todo, “por si acaso”, convirtiéndose en una forma de trabajo. Sin darnos cuenta somos esclavos del mail y de la información, olvidándonos de buscar nuestra creatividad en nuestro interior y ponerla de manifiesto sin miedo. Para ello, la empresa tiene que dar el ejemplo desde dirección valorando esto como positivo e incentivando a los empleados a trabajar de manera diferente.

Miedo a tomar decisiones erróneas:

Otra creencia bastante extendida es que para tomar una decisión correcta necesito toda la información. Así pues, millones de informes que muestran lo mismo pero en distintos colores y formas, en acumulados, en porcentajes, con líneas o puntos, se reparten en enormes listas de distribución para que todos conozcan el estado de ventas, stocks, producciones, defectos de calidad, comparativas con el competidor, etc…

Al final estos mensajes se almacenan con reglas de mail automáticas en una carpeta a la que nunca se accede por falta de tiempo precisamente. ¿Para qué los recibimos entonces? Con tanta información nos saturamos, nos estresamos, y esto acaba frecuentemente en situaciones de bloqueo.

Para tomar decisiones rápidas cuanta menos información mejor, sigue tu intuición

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Falsa Eficiencia:

Alguna vez te han dicho: “¿No te lo has leído? Lo envié en un mail, estabas en copia” mirándote con esos ojos acusadores… ¿Cómo te sientes en esos momentos? ¿Incompetente?, ¿Vulnerable? O por el contrario ¿Tranquilo y seguro de estar haciendo tu trabajo correctamente? Ese mail quedó camuflado entre otros 50 que aparecieron en un suspiro en la bandeja.

La eficiencia no debería medirse por lo rápido que lees y organizas los mails de tu bandeja, sino por cómo contribuyes a crear desde tu creatividad.

 ¿Cómo es tu gestión del tiempo? En los tiempos que corren saber aprovechar cada minuto es oro. Aprender a gestionar correctamente nuestro tiempo nos evitará problemas laborales y personales y nos permitirá exprimir a tope nuestro día a día. No cabe duda que una de las claves del éxito personal y profesional tiene que ver con la capacidad de organizar o gestionar nuestro propio tiempo.

* Transhumanist Consultant en Humanas Salud Organizacional

F/Mercancun